RGPD et Entreprises de services à la personne : êtes-vous conforme ?

Les entreprises de services à la personne (SAP) collectent chaque jour de nombreuses données personnelles : coordonnées, informations de santé, habitudes de vie, ou encore données bancaires. Ces informations sensibles sont au cœur de la relation de confiance entre le professionnel et le bénéficiaire.

Mais depuis l’entrée en vigueur du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données), ces structures – qu’il s’agisse d’une société, d’une association ou d’un travailleur indépendant – ont des obligations légales strictes en matière de protection des données.

Alors, votre entreprise de services à la personne est-elle conforme au RGPD ? Découvrez pourquoi vous êtes concerné, quelles sont vos obligations et comment mettre en place une démarche de conformité efficace pour sécuriser vos données et rassurer vos clients.

Entreprise de services à la personne et RGPD : êtes vous concerné ?

Oui, les entreprises de services à la personne sont concernées par le RGPD.

Le secteur des services à la personne recouvre une large gamme d’activités : aide à domicile, garde d’enfants, soutien scolaire, accompagnement des personnes âgées ou handicapées, ménage, jardinage, etc.

Ces prestations impliquent généralement une relation de proximité avec les bénéficiaires et nécessitent la collecte d’un grand nombre de données personnelles :

• Coordonnées complètes (nom, adresse, téléphone, e-mail),
• Informations bancaires (en cas de prélèvements automatiques),
• Données liées à la santé (allergies, handicaps, traitements médicaux),
• Habitudes de vie et informations confidentielles liées à la famille.

Toutes ces informations sont protégées par le RGPD, qui impose aux structures de garantir leur confidentialité, leur intégrité et leur sécurité.

Que vous soyez une entreprise ou bien une association ou un travailleur indépendant intervenant dans le domaine des services à la personne, vous êtes considéré comme “responsable de traitement” au sens du RGPD, c’est-à-dire responsable des données.

RGPD et entreprises de services à la personne : quelles obligations ?

Pour être en conformité, les acteurs du service à la personne doivent respecter plusieurs principes fondamentaux :

Désigner un Délégué à la Protection des données

Dans la majorité des cas, vous traitez des données dites sensibles, et donc contraint de désigner un DPO (Délégué à la protection des données) auprès de la CNIL.

Cette personne doit être distincte de la Direction. Si vous externalisez, cela peut-être un avocat ou une entreprise Experte RGPD comme FCN Data.

La transparence de l’information des SAP

Vous devez informer clairement vos clients, salariés et partenaires de la manière dont leurs données sont collectées, utilisées et conservées. Cette information doit être simple, compréhensible et facilement accessible (site web, contrat, plaquette, etc.).

La minimisation des données des SAP

Ne collectez que les données strictement nécessaires à la réalisation de vos prestations. Par exemple, il n’est pas utile de demander la date de naissance d’un client si cela n’a aucun impact sur le service fourni.

Le consentement éclairé des usagers clients

Dans de nombreux cas, vous devez obtenir le consentement explicite des personnes concernées pour collecter et traiter leurs données. Cela est particulièrement vrai pour les données sensibles, comme celles relatives à la santé.

La sécurisation des données

Les structures de services à la personne doivent mettre en place des mesures techniques et organisationnelles adaptées : mots de passe robustes, systèmes informatiques sécurisés, archivage protégé, restriction des accès aux données, etc.

Le respect des droits des personnes

Le RGPD garantit plusieurs droits aux personnes : droit d’accès, de rectification, d’effacement, de portabilité et d’opposition. Vous devez être en mesure de répondre rapidement à toute demande liée à ces droits.

Sanctions pour non conformité RGPD des entreprises de services à la personne

• Risque financier (amende de 4% sur le CA) par la CNIL
• Risque RH (prud’homme) 
• Risque de plainte usagers-clients (image de marque)

Bonus : risque de paiement de dommages et intérêts du Dirigeant.

Pour en savoir plus sur les sanctions financières de la CNIL.

Dans le secteur du service à la personne où la confiance et la proximité sont essentielles, une mauvaise gestion des données peut avoir un impact commercial considérable.

SAP et RGPD : comment se mettre en conformité ?

La mise en conformité au RGPD est un travail complexe, chronophage et éminemment juridique.

Voici les principales étapes à suivre :

SAP et RGPD : auditer des données

Le RGPD demande de réaliser un inventaire complet des données que vous collectez, de leur finalité, de leur durée de conservation et de la manière dont elles sont sécurisées. Cela vous permettra d’identifier les points sensibles.

Avec FCN Data, cet audit est semi-automatique car nous connaissons parfaitement les métiers du SAP.

SAP et RGPD et procédures internes

Le RGPD demande la création de procédures organisationnelles, notamment pour la collecte, le traitement et la suppression des données. Sensibilisez votre personnel à la protection des données personnelles.

Chez FCN Data, nous vous proposons toutes les procédures adaptées.

Rédiger des mentions légales et politiques de protection des données

Ces documents doivent informer vos clients de leurs droits et de la manière dont leurs données sont traitées. Ils doivent être accessibles et rédigés dans un langage simple.

Chez FCN Data, nous vous proposons la documentation adaptée.

SAP et RGPD : sécuriser ses outils numériques

Utilisez des logiciels et des outils conformes au RGPD, mettez à jour vos systèmes, chiffrez les données sensibles et limitez les accès aux seules personnes habilitées.

Chez FCN Data, nous vous protégeons d’une erreur qu’un sous-traitant logiciel fera probablement un jour.

SAP et RGPD et Registre de activités de traitement

Obligatoire pour toutes les structures, le registre des activités de traitement doit recenser l’ensemble des activités de traitement de données personnelles au sein de votre organisation ainsi que les bases légales, durée de conservation, supports utilisés, etc.

Chez FCN Data, nous nous occupons du Registre pour vous et de sa mise à jour dans le temps.

Savoir réagir en cas de violation de données

Le RGPD impose de notifier toute violation de données à la CNIL dans les 72 heures. Il est donc essentiel d’anticiper et de définir une procédure claire en cas d’incident.

Toutes ces démarches peuvent être lourdes et complexes à mettre en place au quotidien.  Si vous n’avez pas les ressources ou les compétences en interne, faire appel à un consultant RGPD ou à un DPO externe (Délégué à la Protection des Données) externe vous fera gagner un temps précieux.

Vous souhaitez en savoir plus sur nos solutions d’accompagnement pour la mise en conformité RGPD de votre structure ?

Contactez-nous dès maintenant en cliquant sur le lien ci-dessous.