Un salarié demande ses fiches de paie 5 ans après son départ, que dois-je faire ?

Certains responsables RH ou dirigeants d’organismes pensent que les fiches de paie ont une durée de conservation stricte et rigide de 5 ans. 

Or, les périodes de conservation, sont généralement exprimées dans la loi comme étant la durée minimale de conservation des dossiers par l’organisme. 

Ces durées de conservation réglementaires peuvent généralement être retrouvées après une recherche dans les lois et règlements applicables. Cependant, la majorité des lois et des règlements ne fixent pas explicitement de durée de conservation.

Le droit du travail français comporte de nombreuses dispositions qui énoncent le nombre d’années pendant lesquelles les établissements peuvent conserver des dossiers.

Quant aux fiches de paie, la durée minimale est de cinq ans. Néanmoins, cette disposition souffre de quelques carences. 

A titre d’exemple, il n’est pas précisé que la durée de 5 ans court à partir de la date à laquelle une fiche de paie a été générée ou à partir du départ de l'employé de l'entreprise.

Par conséquent, il est généralement admis que les fiches de paie soient conservées pour une durée de 5 ans à compter du départ de l'employé de l’établissement.

En revanche, il incombe à l'employé de conserver ses fiches de paie, durant toute sa vie.

Pour aller plus loin sur la conformité des ressources humaines, vous pouvez également consulter notre article sur les 7 erreurs RH en matière de RGPD.

Que faire si un salarié vous demande une copie de ses fiches de paie au-delà de 5 ans ?

 Il arrive fréquemment qu’un salarié perde ou égare une fiche de paie.

Dans ce cas, il peut être amené à demander une copie de ses fiches de paie plusieurs années après la fin de son contrat de travail.

Dans la pratique, de nombreux anciens salariés sollicitent leurs fiches de paie bien au-delà de la période de conservation minimale, notamment lors de démarches administratives ou pour la préparation de leur retraite.

C’est pour cette raison que certaines entreprises choisissent de conserver les fiches de paie au-delà de 5 ans, afin de pouvoir répondre aux demandes tardives d’anciens salariés.

Comment conserver ses fiches de paie au-delà de 5 ans ?

Si une entreprise décide de conserver les fiches de paie au-delà de la durée minimale, elle doit mettre en place un système d’archivage intermédiaire sécurisé.

Les fiches de paie peuvent être conservées sur :

• un support physique (archives papier)
• un support numérique sécurisé

Il est essentiel de renforcer les règles d’accès à ces documents sensibles, car les fiches de paie contiennent des données personnelles et confidentielles.

L’espace d’archivage doit donc être sécurisé :

• par un système de verrou pour les archives physiques
• par un système de mot de passe, de chiffrement ou de contrôle d’accès pour les archives numériques

Il est également recommandé de désigner un membre du personnel habilité à gérer ces archives. Cette personne sera la seule autorisée à accéder aux fiches de paie archivées, notamment lorsqu’un ancien salarié demande une copie de ses documents.

Ce dispositif est appelé l’archivage intermédiaire interne des fiches de paie.

Il est également conseillé de définir une durée précise pour cet archivage intermédiaire, puis de procéder à la suppression définitive des fiches de paie à l’issue de ce délai.

En effet, conformément aux principes du RGPD et de la minimisation des données, les données personnelles ne doivent pas être conservées indéfiniment.

Nos conseils pour conserver ses fiches de paie au-delà de 5 ans

Si vous souhaitez conserver les fiches de paie au-delà du délai minimal de 5 ans, il est recommandé de mettre en place plusieurs bonnes pratiques :

• Créer une base de données distincte (physique ou numérique) séparée de la base de données RH active.
• Désigner un point d’accès unique, c’est-à-dire un responsable chargé de gérer l’archivage des anciennes fiches de paie.
• Exiger que la demande d’un ancien salarié soit écrite, explicite et authentifiée avant toute transmission.
• Informer clairement les salariés de la politique de conservation des fiches de paie mise en place par l’entreprise.

Par exemple, l’entreprise peut informer les salariés que leurs fiches de paie sont conservées dans la base active pendant 5 ans, puis transférées dans un archivage intermédiaire sécurisé, accessible uniquement par un personnel habilité.

Il est également pertinent de rappeler aux salariés leur responsabilité de conserver leurs fiches de paie tout au long de leur vie, car ces documents peuvent être indispensables pour leurs démarches administratives futures.