RGPD et Hôtellerie/Restauration : tout ce que vous devez savoir

La protection des données personnelles est devenue un enjeu majeur pour toutes les entreprises, y compris celles du secteur de l’hôtellerie et de la restauration.

Depuis l’entrée en vigueur du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) en mai 2018, les établissements doivent respecter des règles strictes pour garantir la confidentialité des données de leurs clients et collaborateurs.

Dans cet article, nous vous expliquons comment le RGPD s’applique à l’hôtellerie et à la restauration, les bonnes pratiques à adopter, et comment FCN Data, en partenariat avec le GNI HCR, accompagne les professionnels dans cette démarche.

Qu’est-ce que le RGPD ?

Le RGPD, ou Règlement Général sur la Protection des Données, est un texte législatif européen qui encadre la collecte, le traitement et la conservation des données personnelles. Il s’applique à toutes les entreprises, quel que soit leur secteur d’activité, qui collectent des informations sur des personnes physiques.

Les données personnelles concernées peuvent inclure :

• Le nom et prénom d’un client
• Les coordonnées (adresse, email, téléphone)
• Les informations de paiement
• Les préférences et historiques de réservation

Dans le contexte de l’hôtellerie et de la restauration, ces données sont omniprésentes, que ce soit via les réservations en ligne, les programmes de fidélité ou encore les commandes en restaurant.

Pourquoi le RGPD est-il crucial pour l’hôtellerie et la restauration ?

Le secteur de l’hôtellerie et de la restauration manipule quotidiennement une grande quantité de données personnelles. Une mauvaise gestion peut entraîner :

• Des sanctions financières pouvant aller jusqu’à 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial.
• Une perte de confiance des clients.
• Des atteintes à la réputation de l’établissement.

De plus, le RGPD n’est pas seulement une contrainte : il constitue une véritable opportunité pour améliorer la relation client et renforcer la confiance. Les clients sont de plus en plus sensibles à la manière dont leurs informations sont utilisées.

Les obligations des hôtels et restaurants sous le RGPD 

Les obligations des établissements de l’hôtellerie et de la restauration peuvent se résumer en plusieurs points clés : 

1. Collecte et traitement des données 

Les données doivent être collectées de manière licite, loyale et transparente. Chaque client doit être informé de : 

• La finalité de la collecte 
• La durée de conservation des données 
• Les droits dont il dispose (accès, rectification, suppression) 

Par exemple, lorsqu’un client réserve une chambre en ligne, il doit recevoir une information claire sur la façon dont ses données seront utilisées. 

2. Minimisation des données 

Le principe de minimisation consiste à ne collecter que les données nécessaires à la finalité déclarée. Il est inutile de demander des informations personnelles qui ne servent pas directement au service fourni. 

3. Sécurité et confidentialité 

Les établissements doivent mettre en place des mesures techniques et organisationnelles pour sécuriser les données contre le vol, la perte ou l’accès non autorisé. Cela inclut : 

• Le chiffrement des informations de paiement 
• La sécurisation des bases de données clients 
• La gestion des accès pour les employés 

4. Droits des clients 

Les clients ont plusieurs droits fondamentaux : 

• Droit d’accès : connaître les données détenues sur eux 
• Droit de rectification : corriger les informations inexactes 
• Droit à l’effacement : demander la suppression de leurs données 
• Droit à la portabilité : récupérer leurs données dans un format exploitable 

5. Tenue d’un registre des traitements 

Même pour les petites structures, il est conseillé de tenir un registre des traitements pour démontrer la conformité au RGPD.

RGPD et digitalisation : réservations et fidélisation

La digitalisation dans l’hôtellerie et la restauration a considérablement augmenté le volume de données collectées. Les systèmes de réservation en ligne, les applications mobiles et les programmes de fidélité sont des points sensibles pour le RGPD.

Quelques bonnes pratiques à mettre en place :

• Consentement explicite : chaque formulaire de réservation doit inclure une case à cocher pour le consentement.
• Cookies et tracking : informer et obtenir l’accord pour l’utilisation des cookies.
• Marketing ciblé : ne pas utiliser les données personnelles pour des campagnes promotionnelles sans consentement.

Comment FCN Data accompagne les professionnels

Nous sommes spécialisés dans la protection des données et proposons des solutions adaptées aux établissements de l’hôtellerie et de la restauration pour garantir leur conformité RGPD. Grâce à un accompagnement sur mesure, les professionnels peuvent :

• Évaluer les risques liés aux données clients
• Mettre en place des procédures internes conformes
• Former le personnel aux bonnes pratiques
• Assurer un suivi régulier de la conformité

Nous sommes également en partenariat avec le GNI HCR (Groupement National des Indépendants Hôtellerie Restauration). Ce partenariat permet d’offrir aux adhérents des outils et conseils adaptés aux spécificités du secteur, garantissant une mise en conformité efficace et sécurisée.

Pour en savoir plus sur notre accompagnement RGPD dédié aux secteurs de l’hôtellerie et de la restauration, prenez rendez-vous avec un de nos spécialistes en cliquant sur le lien ci-dessous.